Adjoint(e) de direction

En tant qu’adjoint(e) de direction au sein de Beneva, vous aurez à assister directement la vice-présidente Expérience client et partenaire. Vous aurez à assurer un soutien technique dans l’exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et votre sens de l’initiative. Votre support sera également requis afin d’aider à l’occasion l’ensemble des gestionnaires de la vice-présidence.

Vous vous réaliserez dans les tâches suivantes :

• Apporter un support direct à votre supérieur immédiat :
• Tenir à jour l’agenda et faire la prise en charge des courriels. Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers. Préparer les comptes de dépenses et vérifier les comptes pour frais de représentation. Prendre en charge l’arrivée/départ des ressources (consultants, employés…)
• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et à l’exécution des réunions de la vice-présidence et du comité de gestion :
• Planifier les réunions et planifier l’ordre du jour de celles-ci. Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des personnes impliquées ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités et préparer à cet égard un document complet. Assister aux réunions des comités et dresser les comptes rendus.
• Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires et maintenir les rapports budgétaires à jour tout au long de l’année afin de permettre à son supérieur d’assurer le contrôle de dépenses.
• Préparer les lettres, les notes de service, les rapports et autres documents et assurer la correction de documents, lorsque requis.
• Recevoir, trier et distribuer le courrier aux personnes concernées et distribuer aussi des comptes rendus de réunions, des rapports et toute autre documentation.
• Procéder au classement des dossiers et documents.
• Recevoir et acheminer les appels téléphoniques et en faire les suivis, s’il y a lieu.
• Préparer les réquisitions des articles de bureau, des formulaires ainsi que des objets promotionnels pour son secteur.

Profil recherché :

• Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique.
• Cumuler un minimum de cinq (5) à sept (7) années d’expérience dans le domaine du secrétariat, dont trois (3) à titre de secrétaire de direction.

Exigences et compétences requises :

• Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint.
• Maîtriser la langue française tant parlée qu’écrite. Les candidats sélectionnés devront se soumettre à un test de rédaction.
• Très bien connaître la langue anglaise tant parlée qu’écrite.
• Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes.
• Avoir de très bonnes habiletés d’organisation et de planification.

Lieu : Montréal ou Québec

Une carrière dans une entreprise où la collaboration et la diversité des expertises sont mises à l’avant-plan vous intéresse? Joignez-vous à notre grande équipe composée de plus de 5 000 employés bienveillants! 

Bien que toutes les candidatures soient prises en considération, seules les personnes sélectionnées pour une entrevue seront contactées. 

Nous souscrivons à un programme d’accès à l’égalité et encourageons les femmes, les minorités visibles et les autochtones à présenter leur candidature.