Adjoint(e) administratif(ve)

English will follow

En affaires depuis 1998 sur le marché canadien, FBA Solutions est un leader dans le développement et l’offre de solutions personnalisées et novatrices en matière de protection juridique, de programmes d’assistance et de plans de garantie. FBA compte parmi ses clients des organisations telles que des compagnies d’assurance, des cabinets de courtage, des institutions financières, des agences immobilières et des associations professionnelles. Ces organisations confient à FBA Solutions le soin d’assister leurs clients. Pour elles, FBA développe des solutions qui favorisent la rétention et l’accroissement de leur clientèle, tout en offrant un service irréprochable, toujours attentif et efficace.
www.fbasolutions.ca

Si vous souhaitez jouer un rôle clé dans la transformation du secteur juridique au sein d’une entreprise en pleine croissance, nous recherchons un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour rejoindre notre équipe.

Vous aurez un rôle clé dans le soutien aux opérations. Ce poste polyvalent combine des responsabilités de soutien direct aux activités de souscription ainsi que des fonctions administratives liées à la gestion quotidienne de notre bureau de St-Lambert.

Principales responsabilités

• Maintenir un environnement de travail fonctionnel, propre et accueillant.
• Coordonner les activités administratives courantes : gestion du courrier, approvisionnement en fournitures et organisation logistique des réunions et événements internes.
• Accueillir et orienter les visiteurs ainsi que les nouveaux employés, en favorisant une expérience professionnelle et conviviale.
• Gérer le suivi des contrats de services externes (entretien ménager, réparations mineures, etc.) afin d’assurer la continuité des opérations.
• Gérer de façon autonome les renouvellements, modifications et émissions de polices, ainsi que leur transmission aux assurés.
• Collecter, valider et assurer la qualité des données nécessaires à l’évaluation des risques, en clarifiant les dossiers incomplets auprès des courtiers.
• Répondre aux demandes de complexité courante des courtiers et rediriger les cas plus complexes.
• Effectuer des suivis financiers, incluant la gestion des primes impayées, la production des bordereaux mensuels et la comptabilisation des dépôts dans les systèmes internes (GP, CRM).
• Contribuer aux initiatives d’amélioration continue et participer aux tests de systèmes afin d’optimiser les processus de souscription.

Profil recherché

• Diplôme collégial en administration, assurance, finance ou domaine connexe.
• Expérience pertinente en administration de bureau et en soutien à la souscription (2 à 3 ans souhaitée).
• Maîtrise des outils bureautiques (suite Microsoft Office, courriel, CRM).
• Connaissance des processus de souscription et gestion de polices d’assurance
• Capacité à produire des rapports et à effectuer des suivis précis.
• Bilinguisme français et anglais afin de communiquer avec la clientèle francophone et anglophone.
• Sens de l’organisation et aptitude à gérer plusieurs priorités simultanément.
• Rigueur, minutie et souci de la qualité dans le travail.
• Excellentes capacités de communication écrite et orale.
• Aptitude à travailler en équipe et à interagir avec divers intervenants (courtiers, collègues, direction).
• Proactivité et autonomie dans l’exécution des tâches.
• Fiabilité et discrétion dans le traitement des informations confidentielles.
• Capacité à contribuer à un environnement de travail professionnel, fonctionnel et agréable

Avantages

• Environnement de travail moderne, professionnel et stimulant.
• Télétravail hybride pour un équilibre travail-vie personnelle (4 jours au bureau)
• Assurances collectives, Compte de soins de santé, Programme d’aide aux employés & à la famille et Télémédecine
• Accès au régime d’épargne-retraite avec contribution employeur
• 7 jours personnels
• Journée anniversaire
• Compte mieux-être
• Programme de bonification

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In business since 1998 in the Canadian market, FBA Solutions is a leader in developing and offering personalized and innovative solutions in legal protection, assistance programs, and warranty plans. FBA’s clients include organizations such as insurance companies, brokerage firms, financial institutions, real estate agencies, and professional associations. These organizations entrust FBA Solutions with assisting their clients. For them, FBA develops solutions that promote client retention and growth while delivering impeccable, attentive, and efficient service.

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If you want to play a key role in transforming the legal sector within a growing company, we are looking for an Administrative Assistant to join our team.

You will play a key role in supporting operations. This versatile position combines direct support responsibilities for underwriting activities as well as administrative tasks related to the daily management of our St-Lambert office.

Main responsibilities

• Maintain a functional, clean, and welcoming work environment.
• Coordinate daily administrative activities: mail management, supply procurement, and logistical organization of meetings and internal events.
• Welcome and guide visitors and new employees, fostering a professional and friendly experience.
• Manage follow-up on external service contracts (cleaning, minor repairs, etc.) to ensure operational continuity.
• Independently handle renewals, modifications, and issuance of policies, as well as their transmission to insured clients.
• Collect, validate, and ensure the quality of data necessary for risk assessment by clarifying incomplete files with brokers.
• Respond to brokers’ routine inquiries and redirect more complex cases.
• Perform financial follow-ups, including managing unpaid premiums, producing monthly reports, and recording deposits in internal systems (GP, CRM).
• Contribute to continuous improvement initiatives and participate in system testing to optimize underwriting processes.

Profile

• College diploma in administration, insurance, finance, or a related field.
• Relevant experience in office administration and underwriting support (2 to 3 years preferred).
• Proficiency with office tools (Microsoft Office suite, email, CRM).
• Knowledge of underwriting processes and insurance policy management.
• Ability to produce reports and perform precise follow-ups.
• Bilingual in French and English to communicate with both Francophone and Anglophone clients.
• Strong organizational skills and ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Attention to detail, thoroughness, and commitment to quality work.
• Excellent written and verbal communication skills.
• Ability to work in a team and interact with various stakeholders (brokers, colleagues, management).
• Proactive and autonomous in task execution.
• Reliable and discreet in handling confidential information.
• Ability to contribute to a professional, functional, and pleasant work environment.

Benefits

• Modern, professional, and stimulating work environment.
• Hybrid telework for a healthy work-life balance (4 days at the office).
• Group insurance, health care spending account, Employee and Family Assistance Program, and Telemedicine.
• Access to a retirement savings plan with employer contribution.
• 7 personal days.
• Birthday day off.
• Wellness account.
• Bonus program.

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