En tant qu’adjoint(e) de direction au sein de Beneva, vous aurez à assister directement le Vice-président Marketing et commercialisation. Vous aurez à assurer un soutien technique dans l’exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et votre sens de l’initiative. Votre support sera également requis afin d’aider à l’occasion les directions et les directions principales de la Vice-présidence.
Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes
- Apporter un support direct à votre supérieur immédiat:
- Tenir à jour l’agenda et prise en charge des courriels.
- Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
- Prépare les comptes de dépenses, vérifie les comptes pour frais de représentation.
- Préparer les lettres, les notes de service, les rapports et autres documents et assurer la correction de documents, lorsque requis.
- Prise en charge de l’arrivée/départ de ressources (consultants, employés, etc.).
- Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l’exécution des réunions de la vice-présidence et du comité de gestion :
- Planifier les réunions et planifier l’ordre du jour de celles-ci.
- Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des personnes impliquées ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités et préparer à cet égard un document complet.
- Assister aux réunions des comités et dresser les comptes rendus.
- Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires et maintenir les rapports budgétaires à jour tout au long de l’année afin de permettre à son supérieur d’assurer le contrôle de dépenses.
- Recevoir, trier et distribuer le courrier aux personnes concernées et distribuer aussi des comptes rendus de réunions, des rapports et toute autre documentation.
Vos talents et qualifications
- Détenir un diplôme d’études collégiales en technique bureautique.
- Cumuler un minimum de cinq (5) à sept (7) années d’expérience dans le domaine du secrétariat, dont trois (3) à titre de secrétaire de direction.
Exigences et compétences requises
- Maîtriser la suite Office, Word (version avancée), Excel et PowerPoint.
- Maîtriser la langue française tant parlée qu’écrite.
- Très bien connaître la langue anglaise tant parlée qu’écrite.
- Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes.
- Avoir de très bonnes habiletés d’organisation et de planification.
Lieu de travail
Québec ou Montréal. La personne devra être ouverte à se déplacer occasionnellement au siège social de Québec lorsque requis.
