Vous aimez le travail administratif ? Vous désirez être impliqué(e) dans de nouveaux projets et mettre votre sens de l’organisation et votre autonomie de l’avant ? Nous recrutons présentement un ou un préposé(e) à gestion documentaire afin de de maintenir un service d’archives de données et de matériel pour l’ensemble de la direction principale Indemnisation, sinistres majeurs, responsabilité et recouvrement. Vous aurez à supporter l’équipe dans le suivi et la préparation de dossiers et dans le traitement des demandes provenant de l’interne et de l’externe. Vous aurez à travailler en mode hybride dans les locaux situé à Québec.
Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes
- Recevoir et traiter les demandes de recherches d’enregistrements d’appels.
- Assister les directeurs de la direction Biens et estimation et de la direction sinistre majeurs, responsabilité et recouvrement lors du traitement des demandes d’accès et plainte des clients, notamment en obtenant les copies de contrat auprès de la souscription.
- Assister l’équipe de responsabilité dans l’obtention de dossiers médicaux et du suivi des dossiers du programme SHQ.
- Assister l’équipe du recouvrement pour préparer les documents subrogatoires, tant pour les tiers que le contentieux.
- Assister l’équipe de litige dans l’obtention et la préparation de documents pour la cour.
- Administrer et participer à la création de l’entrepôt des pièces :
- mettre en place un système de classement
- recevoir les pièces et les classe
- remettre les pièces sur demande
- assurer la mise à jour de l’entrepôt
- Initier et par la suite administrer un répertoire de déclarations de copropriétés.
- Transmettre les demandes d’impression internes ou externes de brochures, feuillets, guides et formulaires.
- Effectuer la réception des documents, vérifier la qualité et expédier les documents.
- Transmettre les communications hebdomadaires de Soquij (Jurisprudence) et la revue de Presse.
Vos talents et qualifications
- Détenir un diplôme d’études professionnelles et un minimum de 2 années d’expérience pertinente.
- Capacité d’évoluer de façon autonome et à gérer ses priorités.
- Avoir de bonnes aptitudes pour les communications verbales et écrites et pour le travail en équipe.
- Maîtriser les langues françaises et anglaise.
- Bonne maîtrise des outils informatique, collaboratifs et documentaires.
- Connaissance de base des logiciels Excel et facilité à travailler avec des logiciels de copie de fichier (PDF, PDF Sam, fastFile copy,CopyHandler)
- Connaissance de Guidewire, OPUS et Gestion Sinistre (un atout).
