Secrétaire de direction

Vous aurez à assister les directeurs, ainsi que son équipe de direction, assurant certaines tâches administratives, et vous apportez votre soutien dans la priorisation et le contrôle des activités quotidiennes telles que la gestion de la correspondance, de l’agenda, de l’organisation d’événements et la production de documents.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes:

• Préparer, maintenir à jour et maîtriser les dossiers d’affaires, participer activement à certaines activités, comités et rencontres, et effectuer la production de divers documents (ex. : comptes rendus, procès-verbaux, rapports).
• Réaliser diverses tâches de contrôle, de planification, d’organisation et de secrétariat et participer activement à l’élaboration des présentations d’affaires;
• Réaliser différentes activités de secrétariat, dont la rédaction, la mise en page, la mise à jour, la production et la révision linguistique de documents/communiqués divers ;
• Réserver des salles de réunion et voir à l’organisation logistique de celles-ci ainsi que tenir à jour l’agenda électronique;
• Planifier les voyages d’affaires (réservation de chambres d’hôtel, billet d’avion/train), puis compléter les comptes de dépenses des employés et des gestionnaires qui sont appelés à voyager pour le travail;
• Traiter la facturation pour certains fournisseurs et commander les fournitures de bureau;
• Participer au bon déroulement des demandes de projet d’aménagement.

Vos talents et vos qualifications:

• Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques de bureau ou en secrétariat.
• Posséder un minimum de cinq à sept ans d’expérience pertinente.
• Très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite. Bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite.
• Maîtrise des outils de la suite MS Office, exceller dans la maîtrise des présentations PowerPoint et très bonne connaissance de la navigation sur Internet.